L’automatisation des reportings

Au fil de nos différentes expériences en analyse digitale, nous nous sommes rendu compte que chaque entreprises a sa propre définition de "reporting automatisé".
Le problème, c'est que peu d'entre elles ont vraiment conscience des possibilités d'automatisation de leur reportings mais surtout de la manière de le faire.

Pour nous, spécialistes de la data et amis proches d'Excel, cela ne pose pas de problème. Mais on se retrouve souvent à devoir mettre à jour des reportings en y intégrant des chiffres à la main, pour ensuite enregistrer un n-ième fichier qui finira perdu dans les bas-fonds du réseau interne de l'entreprise pour laquelle vous travaillez, et où pour consulter l'historique vous devrez aussi ouvrir 4 ou 5 autres reportings des semaines précédentes et aller d'un fichier à l'autre pour comprendre les données...

Bref, en plus de facilement s'y perdre, on répète des tâches fastidieuses et on met une heure à mettre à jour le reporting concerné, et pourtant l'entreprise le considère comme automatisé !
Le problème c'est qu'étant habitué à fonctionner de la sorte, une fois que le reporting tourne depuis un moment mais surtout que ses utilisateurs et destinataires sont habitués à l'utiliser tel quel, il est en général compliqué d'expliquer à votre manager ou responsable que vous voulez repasser du temps dessus à le re-développer et l'optimiser si pour lui il fonctionne très bien !

On va donc voir ici comment automatiser réellement vos reportings, mais surtout voir comment intégrer la démarche d'automatisation en amont de vos créations de reportings. Pour cela, vous devez vous poser un certain nombre de questions qui vont vous servir à établir les "fondations" de votre reporting.

Quel est mon outil d'analytics ?

En général vous savez à l'avance quel est l'outil analytics que vous utilisez, mais il est bien important de se la reposer au cas où vous en utilisez plusieurs. Toutes les solutions ayant des moyens d'automatisation différents, cela vous permettra de les confronter celles qui vous sont utilisables et celles qui sont à votre portée d'utilisation: créer un reporting sur Excel peut vous demander moins de compétences techniques qu'un avec une API web.

Quel sont les KPIs concernés par le reporting ?

Question primordiale à qui va permettre de définir la source de vos données. En effet, certaines données doivent être calculées, d'autres segmentées etc. et selon le type de données les sources peuvent être très différentes. Il est donc essentiel de tout poser à plat avant d'entamer la prochaine étape.

Sous quel format sont mes sources de données ?

La réponse à cette question va permettre de définir la structure de votre reporting et la manière dont celui-ci va être alimenté. Pour Omniture vous pouvez créer des blocs de données via le client Excel ou même le plus recent Report Builder qui lui vous permet de créer des blocs de données en y appliquant un segment (à faire dans l'interface), mais aussi les requêtes automatique dans le data warehouse, pour Google Analytics vous pouvez exportez des rapports au format CSV, TSV ou XLS mais aussi des clients Excel dont le plugin Excellent Analytics (disponible gratuitement), pour AT Internet vous avez les requêtes data query mais aussi la possibilité de vous connecter à leur API dans Excel via les fichier IQY que vous génèrerez via l'interface etc.

A quelle audience est destiné mon reporting ?

C'est une des choses les plus importantes à savoir. Il faut en effet bien connaître la destinataire et bien intégré qu'ils n'ont pas forcement la même culture Excel que vous (ça vous est jamais arrivé de vous faire casser un reporting par un des utilisateurs ? Moi si...), et donc pas forcement les outils et plugins qui vont avec. Pensez donc à bien vous informer avant sur l'utilisateur final, voir à lui installer les plugins nécessaires à l'utilisation du reporting. Pour les personnes de la direction, privilégiez plutôt l'envoi du reporting par email une fois celui-ci à jour, en corps de mail ou par pdf, pour ceux à qui le reporting va leur servir d'outil de pilotage, laissez leur plutôt la main sur le fichier afin qu'ils puissent étudier différentes périodes etc.

Quelques conseils pour aller plus loin...

  • Apprenez le VBA, couplé à Excel ce langage devient puissant et pourra s'occuper de toute les tâches répétitives à faire pour la mise à jour de votre reporting (copié/collé, actualisation d'un bloc de donné, tests divers etc.)
  • Faites en sorte de recopier les chiffres à la main le moins possible ! En plus de risquer une faute de frappe qui peut changer du tout au tout votre reporting et donc l'analyse, même si votre reporting comprend d'autres données non-incluses dans votre outil d'analytics, vérifiez que ces chiffres ne sont pas importable par une API ou web service
  • Maîtrisez Excel. Même si aujourd'hui il y a de beaux outils de reporting sur le marché qui permettent de créer de très beaux rapports comme Tableau Software par exemple, Excel reste l'outil privilégié des entreprises de part sa démocratisation en bureautique, mais aussi parce que sa licence est souvent acquise via Microsoft Office.
    Voici quelques formules qui pourront vous aider dans votre démarche d'automatisation:

    • Toutes les formules en rapport avec les dates (DATEVAL pour convertir les dates au format texte en format date, JOUR, JOURSEM, MOIS, ANNEE, AUJOURDHUIm NO.SEMAINE...)
    • RECHERCHEV/RECHERCHEH
    • SOMMEPROD
    • SI
    • ESTERREUR/ESTNA
    • CNUM
    • DECALER (pour actualiser automatiquement vos graphiques)
  • Structurez votre reporting. Pour ma part, j'aime avoir un onglet avec un tableau de restitution, qui est celui que regarderons les destinataires du reporting, un onglet qui stocke les données (voir plusieurs selon les type de données, et un avec les blocs de données qui sera celui à mettre à jour. Une fois mis à jour, je colle les données à la suite dans l'onglet de stockage, et le tableau de restitution va chercher les données stockées. Sur l'onglet du tableau de restitution, je met toujours, même pour un reporting quotidien, une plage de date en entrée et non une seule date, cela permet d'élargir facilement la période en cas de demande spécifique (RECHERCHEV et SOMMEPROD sont vos amis)
  • Protégez vos reportings par un mot de passe, au moins en écriture
  • Et enfin... Faites des sauvegardes régulières ! On est jamais à l'abri d'une mauvaise manipulation ou d'une suppression involontaire !

Voilà, j'espère vous avoir donné quelques billes supplémentaires pour pouvoir optimiser vos reportings et mieux les automatiser. Si vous continuez à rencontrer des difficultés, n'hésitez pas à poser vos questions en commentaire ou à nous contacter !

3 réponses

  1. Bonjour.

    Dans le cadre de mon travail dans une agence web, je dois automatiser des reporting.
    Actuellement les reporting se font de façon manuelle avec export manuelle des données Google Analytics qui sont ensuite copié coller dans un powerpooint.

    Je me demande quels outils seraient les meilleurs pour faciliter ces reporting.

    Merci d’avance pour votre retour

    Raphaël

    • Julien Coquet

      Bonjour Raphael,

      vous pouvez passer par des des outils comme BIME ou Tableau Software, contactez nous pour voir comment nous pouvons vous aider!

  2. bonjour,
    Je travaille sur l’automatisation du reporting au sein d’un entreprise qui utilise un ERP open source ( openeducat ) mais élabore ses reportings d’une façon classique sur excel . Comment peux-je intervenir ? quel outil peux-je utiliser ?

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